Auteursrechten

Wanneer u items in uw collectie heeft waarop auteursrechten van toepassing zijn, kunt u gebruikmaken van de auteursrechtenmodule in Memorix Maior. Hiermee kan worden vastgelegd bij wie het auteursrecht rust en tegen welke voorwaarden het item kan worden getoond op de website of besteld in de webwinkel.

Het onderdeel auteursrechten is geen standaardonderdeel van Memorix Maior en dient apart voor u te worden geactiveerd. Neem contact op met Picturae wanneer u gebruik wilt maken van de functionaliteit van de auteursrechtenmodule. De auteursrechtenmodule in Memorix Maior werkt nauw samen met de website en webwinkel. De auteursrechtgegevens worden in Memorix Maior opgeslagen, maar de website en webwinkel zijn verantwoordelijk voor het opvragen en correct afhandelen van die gegevens. Wanneer u gebruik gaat maken van de auteursrechtenmodule, zullen uw website en webwinkel hier op moeten worden aangepast.

Schematische weergave

De tab Auteursrechten in een formulier

Wanneer u een formulier opent, verschijnt er naast de tab Formulier ook een tab Auteursrechten. Op deze tab kunt u voor de betreffende record het volgende instellen:

1. Waar de leveringsvoorwaarden voor de record op zijn gebaseerd:
   • Vervaardiger
     Dit is de persoon die het item (zoals foto, boek of film) heeft vervaardigd. Denk aan een fotograaf, auteur of regisseur. Vaak is de vervaardiger ook degene die de auteursrechten heeft, maar niet altijd. Wanneer u deze optie selecteert, kunt u in het invoerveld Vervaardiger een vervaardiger kiezen. De lijst met vervaardigers waaruit u kunt kiezen is afkomstig uit de authority file Vervaardiger.
   • Auteursrechthebbende
     Wanneer de auteursrechten niet rusten bij de vervaardiger, kan er een auteursrechthebbende worden gekozen. Wanneer u deze optie selecteert, kunt u in het invoerveld Auteursrechthebbende een auteursrechthebbende kiezen. De lijst met auteursrechthebbenden waaruit u kunt kiezen is afkomstig uit de authority file Auteursrechthebbende.
   • Weergave/levering
     Het kan voorkomen dat er voor een bepaald item andere leverings- of weergavevoorwaarden gelden dan gebruikelijk is voor de bijbehorende vervaardiger of auteursrechthebbende. Een dergelijke uitzondering kunt u vastleggen door voor de optie Weergave/levering te kiezen. Naast de gekozen vervaardiger of auteursrechthebbende kiest u ook nog de (afwijkende) weergave-/leveringsvoorwaarden. De lijst met voorwaarden waaruit u kunt kiezen is gebaseerd de voorwaardensets die zijn gedefinieerd in de Auteursrechtenmodule.
2. In hoeverre er een openbaarheidsbeperking op de record rust:
   • Openbaarheidsbeperking
     Soms mag een item uit uw collectie niet openbaar worden gemaakt, of alleen na een bepaalde datum. Met deze optie kunt u dit aangeven.
   • Beperken tot
     Na de datum die u hier opgeeft, zal de openbaarheidsbeperking automatisch worden opgeheven.
3. Toelichting
   Hier kunt u een korte toelichting geven. Bijvoorbeeld waarom de auteursrechten op deze manier zijn toegewezen of waarom er een openbaarheidsbeperking op rust.

Het onderdeel Auteursrechten in Collectiebeheer

In Collectiebeheer vindt u de het onderdeel Auteursrechten via Home > Collectiebeheer > Management > Auteursrechten. Via dit onderdeel kunt u diverse voorwaarden definiëren die kunnen worden gebruikt voor weergave op de website of in de webwinkel. Zo kan bijvoorbeeld worden aangegeven of een beeld door websitebezoekers mag worden gedownload in hoge resolutie.

Weergave-/leveringsvoorwaarden

Er kunnen meerdere weergave-/leveringsvoorwaarden worden gedefinieerd. Van elk van deze voorwaarden kan worden vastgelegd:

• Titel
  De naam van de weergave-/leveringsvoorwaarde. Deze naam is alleen zichtbaar binnen Memorix Maior zodat u een voorwaarde makkelijk kunt terugvinden.
• Code
  Een zelfgekozen unieke code. Deze code wordt door de website en webwinkel gebruikt om de voorwaarde toe te passen.
• Waarde
  Hiermee schakelt u de voorwaarde in of uit. Wanneer de voorwaarde is uitgeschakeld, wordt hij niet gebruikt op de website of in de webwinkel.
• Beschrijving
  Hier kunt u een beschrijving geven van de voorwaarde, bijvoorbeeld waarom deze van toepassing is. Deze beschrijving is voor eigen gebruik en alleen zichtbaar binnen Memorix Maior.

Ter illustratie vindt u hieronder enkele voorbeelden van weergave-/leveringsvoorwaarden.

Weergave- en leveringsvoorwaarden kunnen positief of negatief worden geformuleerd. Een positief geformuleerde voorwaarde is bijvoorbeeld: “mag in webwinkel”, een negatief geformuleerde voorwaarde is: “mag niet in webwinkel.” Welk soort formulering u kiest maakt op zich niet uit. Het is echter zeer aan te raden om consequent alle voorwaarden ofwel positief, ofwel negatief te formuleren. Gebruik in ieder geval geen positief en negatief geformuleerde voorwaarden door elkaar. Dit kan zeer verwarrend werken.

Voorwaardensets

Weergave- en leveringsvoorwaarden kunnen worden gegroepeerd. Zo kunt u een combinatie van voorwaarden samenstellen die vervolgens kan worden toegewezen aan een bepaalde record, vervaardiger of auteursrechthebbende. Van dergelijke sets van voorwaarden kan het volgende worden vastgelegd:

• Naam
  De naam van de voorwaardenset, bijvoorbeeld de naam van de collectie of vervaardiger waarvoor deze set zal worden gebruikt. Deze naam is alleen zichtbaar binnen Memorix Maior zodat u een voorwaardenset makkelijk kunt vinden.
• Beschrijving
  Hier kunt u een beschrijving geven van de voorwaardenset, bijvoorbeeld op welk soort records, vervaardigers of auteursrechthebbenden hij van toepassing is en waarom. Deze beschrijving is voor eigen gebruik en alleen zichtbaar binnen Memorix Maior.

De authority files Vervaardiger en Auteursrechthebbende

Voordat er in een formulier een vervaardiger of auteursrechthebbende kan worden geselecteerd, moeten deze wel eerst zijn klaargezet. Dit kan met behulp van de speciaal voor dit doel gemaakte authority files Vervaardiger en Auteursrechthebbende. U vindt deze authority files in Collectiebeheer, meestal in een aparte verzameling of verzamelinggroep.

Bij de vervaardiger vind u ook een tab auteursrechten met daarin de aan de vervaardiger gekoppelde voorwaardensets.

Van een vervaardiger en auteursrechthebbende kan, naast de gebruikelijke authority file gegevens, ook worden vastgelegd:

• Weergave-/levering
  Hier kunt u een set met voorwaarden kiezen. Dit zijn de voorwaarden waartonder de digitale bestanden van de vervaardiger mogen worden getoond op de website of geleverd in de webwinkel. De lijst met voorwaarden waaruit u kunt kiezen is gebaseerd de voorwaardensets die zijn gedefinieerd in de Auteursrechtenmodule.

Van een vervaardiger kan bovendien nog worden vastgelegd:

• Auteursrechthebbende
  Wanneer de vervaardiger in de meeste gevallen niet de auteursrechten van zijn werk heeft, kan hier de auteursrechthebbende worden gekozen. De lijst met auteursrechthebbenden waaruit u kunt kiezen is afkomstig uit de authority file Auteursrechthebbende.

Samengevat omvat het instellen van auteursrechten voor een item uit uw collectie de volgende stappen:

1. Definieer de voorwaarden waaronder het item kan worden weergegeven op de website of besteld in de webwinkel
   Dit doet u via de auteursrechtenmodule in Collectiebeheer.
2. Bundel de voorwaarden in een voorwaardenset
   Dit doet u via de auteursrechtenmodule in Collectiebeheer.
3. Stel lijsten samen van:
   • Auteursrechthebbenden: dit doet u via de authority file Auteursrechthebbende.
   • Vervaardigers: dit doet u via de authority file Vervaardiger, wanneer de auteursrechten niet (altijd) rusten bij de vervaardiger, kunt u hier tevens de auteursrechthebbende kiezen.
4. Wijs een vervaardiger toe aan de records in uw collectie
   Dit doet u via de tab Auteursrechten in het formulier van de betreffende record.
5. Wijs de voorwaardenset toe aan een van de volgende items:
   
   • Een record: dit doet u via de tab Auteursrechten in het formulier van de betreffende record
   • Een vervaardiger: dit doet u via de authority file Vervaardiger
   • Een auteursrechthebbende: dit doet u via de authority file Auteursrechthebbende

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven: