Beheren van bestellingen
Via het tabblad Bestellingen kunt u de door klanten geplaatste orders beheren. Alle orders staan in dit overzicht, ook de niet betaalde en onvolledige orders. Hiervoor is gekozen om adequaat te kunnen reageren op mogelijke fouten in het proces. Ook geeft dit inzicht in het aantal daadwerkelijk geplaatste bestellingen ten opzichte van de onvoltooide of onvolledige bestellingen.
U kunt in dit overzicht via de gebruikelijke manier zoeken door middel van het filter en het sorteren van kolommen. Wanneer u de order heeft gevonden klikt u op de knop Bewerk 
om een gedetailleerde weergave van de order te zien. Hieronder vindt u een voorbeeld van de detailweergave van een order.
Schermindeling
Het scherm waarin u bestellingen kunt beheren is ingedeeld in drie kolommen.
Linkerkolom
- Orderdetails: hier staan het ordernummer, factuurnummer, ordertotaal, btw-bedrag, en de order- en betaaldatum
- Klantgegevens: hier staat de naam en het adres van de klant. Tevens staat hier een hyperlink om het adres te bewerken mocht dit nodig zijn
- Verzendmethode: hier staat de automatisch gekozen verzendmethode
Middelste kolom
- Productoverzicht: dit is het overzicht van gekochte producten de daarbij horende aantallen
- Publicaties: eventueel gekochte publicatierechten
- Orderhandelingen: de handelingen die u bij een order kunt uitvoeren. Denk hierbij aan het opnieuw sturen van een bevestiging en dergelijke.
Rechterkolom
- Orderstatus historie: de status van een order wordt tijdens het proces voortdurend in de gaten gehouden. Bij verschillende gebeurtenissen wordt er een nieuwe status toegevoegd, bijvoorbeeld als ING Twyp een order markeert als betaald.
Orderhandelingen
Voor het overzicht zijn de handelingen die men bij een order kan uitvoeren verdeeld in twee categorieën.
Klant ondersteuning
- Factuur
Hiermee kunt u de huidige factuur opvragen. - Bevestiging mailen
Hiermee kunt u de bevestiging opnieuw aan de klant versturen via email. - Downloadlinks mailen
Hiermee kunt u de email met de links naar de gekochte downloads opnieuw naar de klant versturen. - Opdracht van levering mailen
Hiermee stuurt u een opdracht van levering aan alle leveranciers van de order. De verschillende producten in een order kunnen verschillende leveranciers hebben.
Leverancier handelingen
- Opmerking toevoegen
Hiermee kunt u een opmerking toevoegen aan de order. Bijvoorbeeld als er contact is geweest kunt u dat hiermee documenteren. - Factuur vernieuwen
Hiermee vernieuwt u de factuur. Dit is nodig wanneer u iets heeft gewijzigd in de order, zoals het klantadres. Het resultaat is een nieuwe factuur. - Order afgehandeld
Voegt de status order afgehandeld toe aan de order. - Order handmatig betaald, mails versturen
U kunt een order handmatig op betaald zetten. Het complete proces wat volgt na een betaling wordt dan in gang gezet. Een opmerking toevoegen is verplicht omdat wij bij Picturae willen weten hoe er dan betaald is. Dit om gaten in de kwartaalrapportage te voorkomen.