Bestanden beheren

Bladeren door bestanden

Als u in de verkenner een map aanklikt, worden in de rechterhelft van het scherm de bijbehorende digitale bestanden getoond in een resultaatweergave. Hier kunt u de bestanden filteren, sorteren, selecteren en verwijderen zoals dat met elke resultaatweergave kan. De kolom Mimetype geeft aan wat voor soort bestand het betreft: bijvoorbeeld een afbeelding, film, geluidsfragment of ander bestandstype. Als u klikt op de knop Resultaatweergave configuratie verschijnt een pop up scherm waarmee u zelf de opbouw van de resultaatweergave kunt aanpassen. U kunt kiezen welke velden er worden getoond en in welke volgorde. De herstelknop brengt de weergave weer terug naar standaard.

Een lijst met digitale bestanden in het DAM systeem

Zoeken van bestanden

U kunt in het DAM systeem op drie manieren zoeken naar digitale bestanden:

1. Bestanden in één map doorzoeken

Als u in de verkenner een map aanklikt, worden in de rechterhelft van het scherm de bijbehorende bestanden getoond. U doorzoekt de bestanden met de filterfunctie bovenaan. Voer hier een zoekterm in en klik op de knop Zoeken. Een dergelijke zoekactie zoekt in alle velden tegelijk. Gerichter zoeken in de bestanden is ook mogelijk. Als u klikt op de knop Filter opties kunt u geavanceerde zoekoptiesopgeven. Als u klikt op de knop Nieuwe filterregel wordt er extra filterregel getoond waarmee u meer geavanceerde zoekopties kunt opgeven.

2. Zoeken op bestandsnaam en mapnaam

Linksboven op het scherm vindt u de tab Zoeken (naast de tab Verkenner). Als u hier op klikt verschijnt een tweetal invoervelden waarmee u door alle mappen op bestandsnaam en mapnaam kunt zoeken.

Bij het zoeken heeft u drie verschillende opties tot uw beschikking:

Alles
Zoeken naar alle bestanden en mappen. Ongeacht of ze zijn gekoppeld aan een entiteit of niet.
Gekoppeld
Alleen naar bestanden en mappen zoeken die wel aan een entiteit zijn gekoppeld.
Ongekoppeld
Alleen naar bestanden en mappen zoeken die niet aan een entiteit zijn gekoppeld. Deze optie kan handig zijn om te zien welke bestanden er in het DAM staan die niet worden gebruikt in Collectiebeheer.

Bestanden toevoegen: uploaden

Digitale bestanden Digitale bestanden kunt u uploaden door een map te selecteren in de Verkenner in het DAM en vervolgens te klikken op een van de volgende knoppen:

Gebruik deze knop bij het uploaden van individuele bestanden. Nadat u op deze knop heeft geklikt verschijnt onderstaand uploadvenster. Het uploaden kan op twee manieren:

1. U sleept bestanden in het uploadvenster (houd hierbij de linker muisknop ingedrukt wanneer u bestanden op uw computer selecteert). De bestanden die u naar het uploadvenster sleept worden direct geupload in de geselecteerde map in het DAM.
2. Klik met de linker muisknop op de tekst 'Or click here to browse'. Er opent zich dan een venster waarmee u kunt bladeren door uw bestanden. De bestanden worden pas geupload naar de geselecteerde map in het DAM wanneer u klikt op de knop Open.

Gebruik deze knop bij het uploaden van meerdere bestanden tegelijk Wanneer u op deze knop klikt, komt u uit bij onderstaand uploadvenster. Met deze uploader kan nu middels het uploaden van een zip bestand waarin de map(pen) zitten, worden geüpload naar een door u gekozen map in het DAM. De in de zipfile aanwezige mappenstructuur en de bestanden daarin zullen worden toegevoegd aan het DAM.

Bestanden verplaatsen en verwijderen

U verplaatst een digitaal bestand door het selectievakje naast het bestand aan te klikken en vervolgens te klikken op de knop Verplaats bestand(en) . Er verschijnt een scherm waarin alle mappen worden weergegeven. Selecteer de gewenste map en klik helemaal onderaan het scherm op de knop Verplaats . Een bestand verwijderen doet u op vergelijkbare wijze: selecteer het bestand met behulp van het selectievakje. Klik vervolgens op de knop Verwijder bestand(en) om de bestanden uit het DAM systeem te verwijderen. Deze actie verplaatst de bestanden naar de prullenbak. Administrators kunnen deze prullenbak daadwerkelijk legen waarna de bestanden definitief verwijderd worden. Het legen van de prullenbak kan niet ongedaan gemaakt worden.

Als u meerdere bestanden selecteert kunt u deze in één keer gelijktijdig verplaatsen of verwijderen. Door op het selectievakje helemaal bovenaan de tabel te klikken worden alle bestanden op de pagina in één keer geselecteerd. Door er een tweede keer op te klikken wordt de selectie weer ongedaan gemaakt.

Bestanden downloaden

Een enkel digitaal bestand downloaden doet u door te klikken op de knop Download in de resultaatweergave. Het is ook mogelijk meerder bestanden ineens te downloaden door de betreffende bestanden te selecteren en vervolgens te klikken op de knop Download bestand(en) bovenaan de resultaatweergave. De bestanden worden gedownload en op de WebDisk geplaatst. Vanaf de WebDisk downloadt u het bestand vervolgens naar uw computer. Let er op dat de bestandsnamen van de te downloaden bestanden uniek zijn; de bestanden worden namelijk in een zipfile geplaatst waarbij bestanden met de zelfde naam worden overschreven.

Bestanden wijzigen

Door op een digitaal bestand te klikken wordt het bestand getoond in een viewer. Verder worden in de linker helft van het scherm alle in het DAM systeem opgeslagen gegevens van het bestand getoond. De bestandsgegevens die worden opgeslagen in het DAM, staan los van de metadata in Collectiebeheer. In tegenstelling tot de metadata in Collectiebeheer, worden de gegevens in het DAM opgeslagen op bestandsniveau. In Collectiebeheer slaat u metadata op per record, waarna u meerdere bestanden uit het DAM aan die ene record kunt koppelen. In het DAM legt u metadata vast per digitaal bestand. Hieronder volgt een overzicht van alle soorten metadata die u in het DAM systeem bij een digitaal bestand kunt opslaan.

Als u een bestand heeft bekeken, keert u terug naar de map waarin dat bestand staat door in het navigatiepad te klikken op de bestandsnaam.

Dublin Core

Op de tab Dublin Core voorziet u het bestand van metadata volgens de Dublin Core standaard. Daarnaast kunt u ook het Archiefnummer, Inventarisnummer en Volgnummer opgeven. Dit laatste is met name bedoeld voor scans van documenten uit een archief waarvan een inventaris beschikbaar is. In het invoerveld Rechten kunt u met de hand een waarde invullen, of u vult dit veld door op het tabblad Creative Commons een Creative Commons licentie te selecteren.

Door Dublin Core metadata toe te kennen aan uw digitale bestanden is uw collectie makkelijk en op een eenduidige manier te ontsluiten. Voor het gebruik in een beeldbank van Picturae is Dublin Core metadata niet vereist. Als u uw gegevens ook op andere manieren wilt ontsluiten of wil uitwisselen met derden, bijvoorbeeld via OAI, kan Dublin Core uitkomst bieden. Dublin Core is een internationale standaard. Meer informatie hierover vindt u op:

Elk Dublin Core veld kan meerdere waarden krijgen toegewezen: het zijn herhaalbare invoervelden. U voegt een extra waarde toe door te klikken op de knop Voeg toe na dit veld

.

Metadata

Op de Metadata tab wordt de metadata uit het bestand zelf getoond. Let op: dit is iets anders dan de metadata uit Collectiebeheer. Het DAM systeem leest de embedded metadata automatisch in wanneer deze beschikbaar is. Dergelijke metadata op bestandsniveau heet ook wel IPTC metadata. Een voorbeeld van IPTC metadata voor afbeeldingen is EXIF, waarbij de metadata bestaat uit onder meer de gebruikte camera, sluitertijd, diafragma en de datum en tijd van de opname.

Geschiedenis

Op het tabblad Geschiedenis ziet u welke acties er zijn uitgevoerd op het digitale bestand, door wie en wanneer.

Downloads

Op het tabblad Downloads in de rechter helft van het scherm ziet u welke afgeleiden er van het originele bestand gemaakt zijn. De afgeleide beelden zullen veelal thumbnails zijn; verkleinde afbeeldingen van bijvoorbeeld slechts 100 x 100 pixels. Deze kleinere versies van de afbeelding worden gebruikt door Memorix Maior, websites of beeldbanken om snel meerdere bestanden bij elkaar te kunnen tonen, zonder het (vaak zeer grote) originele bestand te hoeven ophalen.

Versies

U kunt verschillende versies van een digitaal bestand bewaren in het DAM systeem. Stel, u heeft een bestand geüpload, er metadata aan toegevoegd en het gekoppeld aan enkele records in Collectiebeheer. Vervolgens komt er een kwalitatief betere versie van datzelfde bestand beschikbaar. U kunt dit nieuwe bestand nu als nieuwe versie van het bestand uploaden. Dit doet u als volgt:

Ga naar het tabblad Versies van het bestand
Klik op de knop Uploaden
Upload de nieuwe versie van het bestand. Beide bestanden worden nu getoond op de Versies tab.
In de lijstweergave geeft u aan welke versie van het bestand de huidige is en zal worden gebruikt in Collectiebeheer. Dit doet u door te klikken op de laatste kolom zodat er een vink-icoon komt te staan

Aan de metadata in het DAM systeem hoeft verder niets veranderd te worden, deze blijft gelijk voor elke versie van het bestand. Bovendien wordt in Collectiebeer nu overal automatisch gebruik gemaakt van de nieuwe versie van het digitale bestand.

Entiteiten

Op de tab Entiteiten ziet u waar het digitale bestand gebruikt wordt in uw collecties. U kunt vanaf hier doorklikken naar de record, verzameling of entiteit binnen Collectiebeheer waar het bestand in voorkomt.

Creative Commons

Op het tabblad Creative Commons maakt u een keuze uit één van de Creative Commons licenties die van toepassing is op het digitale bestand. Als u hier een licentie aanklikt, wordt deze opgeslagen in het invoerveld Rechten op de Dublin Core tab. Om een Creative Commons licentie te kunnen selecteren, moet het Rechten invoerveld van de Dublin Core metadata leeg zijn.