Bulkinvoer

Wanneer u in één keer meerdere records tegelijk wilt bewerken, maakt u gebruik van Bulkinvoer. Deze functionaliteit is een krachtig hulpmiddel om snel metadata toe te kennen aan een hele reeks records.

Let goed op dat u bij het gebruiken van bulkinvoer niet onbedoeld bestaande metadata overschrijft. De nieuwe waarden die u opgeeft worden overschreven in alle records uit de resultaatweergave. Eenmaal uitgevoerd, is het niet mogelijk de bulkinvoer bewerking ongedaan te maken.

Stap 1: Records selecteren of filteren

De bulkinvoer functie vindt u boven de resultaatweergaven binnen Collectiebeheer.

Wanneer u meerdere records tegelijk wilt wijzigen of aanvullen, volgt u de volgende stappen:

1. Navigeer naar de entiteit waarvan u records wilt wijzigen: open het in een formulier, of klik op de entiteit in het hoofdscherm van Collectiebeheer. Aan de rechterkant van het scherm wordt een resultaatweergave met alle records uit de entiteit getoond.
2. Kies voor welke records u waarden wilt invoeren:
   • Selecteer records in de resultaatweergave of
   • Gebruik de filtermogelijkheid van de resultaatweergave om de records te filteren waarop u de bulkinvoer wilt toepassen.
3. Klik op de knop Bulkinvoer . Er wordt een venster geopend.

Stap 2: Records en formulier kiezen

1. Kies of u bulkinvoer wilt toepassen op de geselecteerde records of op alle records in de resultaatweergave.
2. Kies het formulier dat u wilt gebruiken om velden van nieuwe waarden te voorzien.
3. Klik op de knop . Er wordt een venster geopend met alle invoervelden van de betreffende entiteit.

Stap 3: Nieuwe waarden invoeren

1. Klik op het selectievakje voor een veld om dat veld bij te werken.
2. Kies onder het kopje Metadata voor nieuwe waarde, bewerk huidige veldwaarde of een waarde uit een lijst van reeds gebruikte waarden om die veldwaarde van het record over te nemen (of kies een metadataveld uit het DAM). Dit laatste kan alleen bij eenvoudige veldtypes. Als andere veldwaarden niet worden vermeld, is het voor dat veldtype niet mogelijk om data uit andere velden over te nemen.
3. Kies vervolgens onder het kopje Plugin voor opties als Combineer met, Valideer datum, Vervang, Split on, etc.
4. Type een nieuwe waarde in voor elk veld dat u wilt bijwerken.
5. Klik op de knop helemaal onderaan het venster. De nieuwe waarden overschrijven de oude waarden in alle geselecteeerde records.

Wanneer u bulkinvoer uitvoert op een herhaalbaar invoerveld, zullen alle bestaande waarden in het herhaalbare veld worden gewist en vervangen door de nieuwe waarde(n) die u bij bulkinvoer opgeeft.

Bulkinvoer: Plaats voor of plaats na

Bulkinvoer kan ook gebruikt worden om waarden toe te voegen aan velden. In onderstaande afbeelding is een voorbeeld weergegeven hoe in een beschrijving in Eerbeek wordt toegevoeg na de bestaande beschrijving.

Bulkinvoer: Zoek en vervang

Bulkinvoer kan ook gebruikt worden om delen van velden te vervangen. In onderstaande afbeelding is een voorbeeld weergegeven hoe in een beschrijving het woord grootmoeder wordt vervangen door oma.

Met geavanceerd vervangen kunt u gebruik maken van reguliere expressies. (zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Regex)

Bulkinvoer kan ook worden gebruikt voor het zoeken en vervangen van complete velden. Wanneer u bijvoorbeeld diverse spellingsvarianten van een vervaardiger wilt vervangen door één standaardspelling, gaat u als volgt te werk:

1. Filter uw records op de waarden die u wilt vervangen. Bijvoorbeeld: filter op “orbijn” in het veld Vervaardiger met het filtertype Bevat. Diverse spellingsvarianten op de achternaam “Corbijn” zullen worden getoond in de restultaatweergave, bijvoorbeeld: Korbijn, Corbijn, corbijn.
2. Klik nu op de knop Bulkinvoer . Er wordt een venster geopend met alle invoervelden van de betreffende entiteit.
3. Typ de nieuwe waarde in het betreffende invoerveld. Bijvoorbeeld: typ “Corbijn” in het invoerveld Vervaardiger.
4. Klik op de knop Invoeren . Alle bij stap 1 gevonden spellingsvarianten worden vervangen door “Corbijn”.