Collectiebeheer
In Memorix Maior kunnen collecties op diverse manieren worden geordend en gegroepeerd. Hieronder zullen de belangrijkste begrippen en hulpmiddelen die hiervoor beschikbaar zijn worden toegelicht.
Verzamelingen 
Uw collecties worden in Memorix Maior ondergebracht in verzamelingen. Zo kan een collectie met foto’s bijvoorbeeld worden geplaatst in een verzameling met de naam Beeld. En een bevolkingsregister, garnizoensregister en notarieel register kunnen samen worden ondergebracht in een verzameling met de naam Registers vanaf 1811. Verzamelingen worden gebruikt om entiteiten die bij elkaar horen te bundelen. Op deze manier worden entiteiten op overzichtelijke wijze bij elkaar getoond en kunnen ze makkelijk worden gevonden.
Verzamelinggroepen
In Memorix Maior kunt u verschillende soorten verzamelingen beheren. Denk bijvoorbeeld aan beeldverzamelingen, genealogieverzamelingen of bibliotheekverzamelingen. Dergelijke verschillende soorten verzamelingen kunnen worden gegroepeerd in een verzamelinggroep. Op deze manier worden gelijksoortige verzamelingen overzichtelijk bij elkaar getoond.
Selecties 
Records uit één entiteit die bij elkaar horen kunt u bundelen in een selectie. Wanneer u bijvoorbeeld een grote collectie foto’s heeft, kunt u foto’s die betrekking hebben op een bepaalde plaatsnaam samen in een selectie zetten. In het onderstaande voorbeeld worden foto’s over Amsterdam gebundeld in een selectie met de naam Collectie Amsterdam.
Vervolgens gebruikt u de selectie om gemakkelijk een overzicht te krijgen van alle foto’s uit Amsterdam. Hieronder volgt een compleet overzicht van waarvoor u een selectie kunt gebruiken.
- Het weergeven van records die bij elkaar horen
Wanneer u in het hoofdscherm van collectiebeheer op een selectie klikt, worden direct alle records uit de selectie getoond. - Het achtereenvolgens invoeren van metadata die bij elkaar horen
Ga als volgt te werk:
- Klik in het collectiebeheer hoofdscherm op een selectie. Alle records uit de selectie worden getoond in de resultaatweergave aan de rechterkant van het scherm.
- Klik op de knop Bewerk
naast één van de records. Het bijbehorende formulier wordt geopend. Met de pagineringsknoppen bovenaan het formulier bladert u door de records uit de selectie. - In het formulier kunt u nu de metadata van de records uit de selectie nu één voor één bewerken. Wanneer u een nieuwe record toevoegt, maakt deze ook direct deel uit van de selectie.
- Het uitvoeren van bewerkingen
U kunt bijvoorbeeld bulkinvoer toepassen op alle records in een selectie. - Het toewijzen van rechten
Gebruikers en rollen kunnen rechten krijgen voor het bekijken of bewerken van een selectie. Zo zorgt u er bijvoorbeeld voor dat bepaalde medewerkers slechts een beperkt aantal records uit een entiteit mogen bewerken.
Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het werken met selecties:
- Een selectie kan records bevatten van slechts één entiteit
Het is niet mogelijk records van verschillende entiteiten samen te brengen in één selectie. - Een record kan deel uitmaken van meerdere selecties
- De records in een selectie kunnen niet in een specifieke volgorde worden gezet.
Als u de records tijdelijk in een specifieke volgorde wilt laten weergeven, maakt u gebruik van de filter- en sorteringmogelijkheden. Deze zijn ook toepasbaar op de weergave van een selectie. - Wijzigingen die buiten de selectie om in de records zijn aangebracht, zijn ook direct zichtbaar in de selectie
Wanneer er wijzigingen worden gemaakt in een record waarop de selectie is gebaseerd, zijn deze wijzigingen direct zichtbaar in alle selecties waar de betreffende record in voorkomt.
Thema’s 
Verschillende soorten records uit uw collecties kunt u samen onderbrengen in een thema. Wanneer u op uw website een webtentoonstelling heeft, brengt u alle records die betrekking hebben op de tentoonstelling samen in een thema. Hierbij kunt u records uit meerdere entiteiten gecombineerd. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk foto’s, kaarten en genealogiegegevens die betrekking hebben op de tentoonstelling, samen in een thema opnemen. Bovendien kan er een beschrijving van het thema worden gegeven. Het thema, inclusief de beschrijving en de gekozen records, stelt u vervolgens op uw website beschikbaar voor het publiek.
Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het werken met thema’s:
- Een thema kan records bevatten uit één of meer (verschillende) entiteiten
- Een record kan deel uitmaken van meerdere thema's
- Een thema kan niet worden gebruikt om bewerkingen op de records uit te voeren
Bewerkingen zoals bulkinvoer zijn niet mogelijk. - In de detailweergave van een thema wordt alleen het veld titel getoond
Aangezien een thema records uit meerdere entiteiten kan bevatten, is de titel, naam of omschrijving vaak het enige veld dat door alle entiteiten gedeeld wordt. - De records in een thema kunnen in de gewenste volgorde gezet worden
- Wijzigingen in de metadata van de records zijn niet direct zichtbaar in het thema
Het thema moet handmatig worden bijgewerkt voordat wijzigingen in bijvoorbeeld de titel zichtbaar worden. Dit kan door de betreffende record eerste te verwijderen uit het thema, en deze vervolgens weer opnieuw toe te voegen.
Thesauri
In Memorix Maior heeft u de mogelijkheid gebruik te maken van thesauri. Een thesaurus is een gestandaardiseerde verzameling begrippen en vaktermen die onder meer gebruikt kan worden om metadata te labelen en categoriseren. Van een term kan worden vastgelegd:
- Alternatieve termen (Synoniemen)
Andere begrippen met min of meer dezelfde betekenis. - Voorkeursterm
Eén van de alternatieve termen kan worden aangeduid als de term die de voorkeur geniet. - Ruimere termen (Hyperoniemen)
Termen die een ruimer begrip beschrijven. - Specifiekere termen (Hyponiemen)
Begrippen die een engere betekenis hebben. - Verwante termen
Termen die aan het begrip verwant zijn, maar een andere nuance uitdrukken, of een overlappende betekenis hebben. - Toelichting
Een korte toelichting op de betekenis van het begrip.
Door uw collectie (ook) te beschrijven met behulp van termen uit een thesaurus, wordt deze beter toegankelijk en waarborgt u de uniformiteit en consistentie van de ordening van uw gegevens. Hieronder vindt u een voorbeeld van een thesaurusterm.
Gestandaardiseerde thesauri: vocabulairebank
Er bestaan gestandaardiseerde thesauri voor allerlei soorten collecties en wetenschappelijke disciplines. Een voorbeeld hiervan is de Gemeenschappelijke Thesaurus Audiovisuele Archieven (GTAA) van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Deze thesaurus bevat een grote verzameling termen, waaronder geografische namen, onderwerpen, genres, persoonsnamen en classificaties. Door uw thesaurus te conformeren aan een standaard, wordt uw collectie beter toegankelijk voor het publiek en andere instellingen, zowel nationaal als internationaal.
In Memorix Maior wordt een gestandaardiseerde thesaurus een vocabulairebank genoemd. Een vocabulairebank wordt automatisch gevuld met termen afkomstig uit een internetdienst (webservice). Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om een vocabulairebank te laten vullen door de internetdienst van de GTAA. Het voordeel hiervan is dat uw vocabulairebank altijd volledig gelijk is aan de gestandaardiseerde thesaurus van de internetdienst. Als er iets wijzigt in de standaard thesaurus, is dit direct zichtbaar in Memorix Maior. Wanneer u een term uit een vocabulairebank hebt gekoppeld aan records in uw verzamelingen, worden de thesaurustermen van deze records ’s nachts automatisch gesynchroniseerd met de internetdienst.
Doordat de inhoud van een vocabulairebank afkomstig is van een internetdienst, kunt u deze niet bewerken. Het is niet mogelijk termen te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen. Om zelf een thesaurus samen te stellen, maakt u in Memoirx Maior gebruik van het onderdeel SKOS.
Zelf thesauri maken: SKOS
In Memorix Maior is het ook mogelijk uw eigen thesauri te maken. De thesaurus wordt dan opgesteld volgens het Simple Knowledge Organization System (SKOS). SKOS is een door het World Wide Web Consortium (W3C) ontwikkelde internationale standaard voor het vastleggen van onder meer thesauri, classificaties en taxonomieën. Door gebruik te maken van SKOS voldoet uw thesaurus aan een belangrijke internationale standaard en is hij bovendien klaar voor het semantische web. Omdat SKOS niet alleen wordt gebruikt voor het maken van thesauri maar ook voor bijvoorbeeld classificaties en taxonomieën, worden er iets andere, meer algemene begrippen gebruikt. Hieronder vindt u een overzicht van de verschillen en overeenkomsten tussen een vocabulairebank en een SKOS-thesaurus.
Thesaurustermen toewijzen aan een record
Wanneer u in Memorix Maior in een formulier metadata invoert, legt u via een speciaal invoerveld vast welke thesaurusterm(en) betrekking hebben op de betreffende record. Als u bijvoorbeeld de metadata invoert voor een foto uit Nederland genomen tijdens de tweede wereldoorlog, zou u de thesaurustermen Nederland en Oorlogen kunnen invoeren. Er is een speciaal invoerveld beschikbaar dat u helpt bij het kiezen en invoeren van thesaurustermen. Wanneer u begint te typen in dit invoerveld, wordt uw tekst automatisch aangevuld met een term uit de thesaurus. Een dergelijk invoerveld met auto-aanvullen is beschikbaar voor zowel vocabulairebanken als SKOS-thesauri.
Wanneer u gebruik maakt van een vocabulairebank is er ook de mogelijkheid een term te kiezen door te bladeren en zoeken in de complete thesaurus. Wanneer u zich bevindt in het formulier van een entiteit, vindt u de thesaurus door in de rechterhelft van het scherm op de tab Thesaurus te klikken.
Auteursrechten
Wanneer u items in uw collectie heeft waarop auteursrechten van toepassing zijn, kunt u gebruikmaken van het onderdeel auteursrechten in Memorix Maior. Hiermee kan worden vastgelegd bij wie het auteursrecht rust en onder welke voorwaarden het item kan worden getoond op de website of besteld in de webwinkel. Zo kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om van bepaalde beelden geen hoge resolutie downloads toe te staan, of ze niet aan te bieden in de webwinkel. Dit zijn dan de weergave-/leveringsvoorwaarden. Dergelijke voorwaarden kunnen worden gegroepeerd in voorwaardensets. Deze sets kunnen dan weer worden toegewezen aan een vervaardiger, een auteursrechthebbende of een bepaalde record in uw collectie. De auteursrechten kunnen in handen zijn van de vervaardiger (bijvoorbeeld de fotograaf of auteur), maar ook van iemand anders (bijvoorbeeld het persbureau). Deze andere persoon of instelling wordt dan de auteursrechthebbende genoemd.
Instellingen omtrent auteursrechten vindt u in Memorix Maior op de volgende plaatsen:
- De tab Auteursrechten in een formulier
- De authority files Vervaardiger en Auteursrechthebbende
- De auteursrechtenmodule