Formulieren en invoervelden

Formulieren

Formulieren worden gebruikt om gegevens in te voeren. Een formulier bestaat uit een aantal invoervelden met bijbehorende bijschriften. Formulieren vindt u overal in Memorix Maior waar u gegevens invoert. Bijvoorbeeld voor het invoeren van de naam van een nieuwe map in het DAM systeem. Binnen Collectiebeheer gebruikt u formulieren om de gegevens uit een entiteit te raadplegen en te bewerken. In het formulier worden dan alle gegevens van één record uit de betreffende entiteit getoond.

Invoervelden

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de verschillende soorten invoervelden die u in Memorix Maior kunt tegenkomen.

	Type invoerveld	Toelichting
	Tekst, enkele regel	Te gebruiken voor vrije tekst welke op één regel past.
	Tekst, enkele regel met uitbreidbare keuzelijst	Te gebruiken voor vrije tekst welke op één regel past. De waarde kan ook uit een (uitbreidbare) keuzelijst gekozen worden door te klikken op het icoontje naast het invoerveld. Er verschijnt dan een lijst met alle waarden die eerder in dit invoerveld zijn ingevoerd.
	Tekst, enkele regel met uitbreidbare keuzelijst	Niet bewerkbaar tekstveld met keuzelijst. Het tekstveld is uitgeschakeld zodat er geen nieuwe waarden in kunnen worden gezet. Dit wordt meestal gebruikt in combinatie met een apart formulier voor bijvoorbeeld vrijwilligers.
	Tekst, enkele regel met auto-aanvullen	Te gebruiken voor (vrije) tekst welke op één regel past. Zodra u begint te typen wordt de tekst automatisch aangevuld. Dit gebeurt op basis van eerder ingevoerde waarden. De waarde uit de lijst die het meest lijkt op wat u aan het intypen bent, wordt gebruikt om de tekst automatisch aan te vullen.
	Tekst, meerdere regels	Te gebruiken voor vrije tekst welke over meerdere regels verdeeld is.
	Tekst, meerdere regels met opmaak	Te gebruiken voor vrije tekst welke over meerdere regels verdeeld is en waarin ook opmaak toepasbaar is
	Keuzerondjes	U kunt slechts één keuzerondje binnen een groep aanvinken. De waardes kunnen vast gedefinieerd zijn of uit een invoerlijst komen.
	Keuzevakjes	U kunt één of meerdere selectievakjes binnen een groep aanvinken. De waardes kunnen vast gedefinieerd zijn of uit een invoerlijst komen.
	Keuzelijst	U kunt slechts één waarde uit de lijst selecteren. De waardes kunnen vast gedefinieerd zijn of uit een invoerlijst komen.
Variant A Variant B	Meervoudige keuzelijst	Variant A U kunt tegelijkertijd meerdere waarden uit de lijst selecteren. Er zijn verschillende manieren om meerdere waarden te selecteren: Terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt: sleep over alle waarden in de lijst die u wilt selecteren, of: Terwijl u de CTRL toets ingedrukt houdt: klik met de linker muisknop op de waarden in de lijst die u wilt selecteren De waardes in de lijst kunnen vast gedefinieerd zijn of uit een invoerlijst komen. Variant B Wanneer u een waarde uit de lijst selecteert, wordt deze onder de lijst toegevoegd. Op deze manier selecteert u meerdere waarden. U verwijdert een geselecteerde waarde met behulp van de knop met het kruis.
	Datum	Datum waarbij dag, maand en jaar afzonderlijk ingevuld worden.
	Datum met kalender	De datum wordt gekozen door te klikken op een dag in een kalender, welke verschijnt in een apart venster.
	Thesaurusterm	Indien u in de beschikking heeft over een vocabulairebank of SKOS-thesaurus, voegt u met dit invoerveld termen uit uw thesaurus toe aan de huidige record. Zodra u begint te typen wordt er een lijst getoond met de thesaurustermen die het meest lijken op wat u typt. U kiest een term uit de lijst door er op te klikken. De term wordt toegevoegd onder het invoerveld. In het voorbeeld zijn de termen "musea" en "hoefsmeden" toegevoegd. De knoppen naast de termen voeren de volgende acties uit: Thesaurusterm openen Opent een venster met de volledige beschrijving van de thesaurusterm. Thesaurusterm verwijderen De term is niet langer gekoppeld aan de huidige record (de term zelf wordt niet verwijderd uit de thesaurus).
	Thesaurusboom	Als u hierachische SKOS-thesaurus data heeft kunt u dit selecteren via deze keuzelijst. Op het moment dat op het pijltje klikt verschijnen alle top concepten binnen het gespecificeerde schema. U kunt een concept kiezen door hierop te klikken, als het concept onderliggende termen bevat wordt een nieuwe keuzelijst onder het huidige veld getoond. Als er een grote hoeveelheid aan keuzes in de lijst staan kan hier door worden gefiltered. Concept filteren U kunt filteren door op deze plaats te klikken en dan het woord te typen. Concept informatie Dit icoon geeft de volledige informatie over het concept. Concept verwijderen Met deze knop verwijdert u het concept uit de boom. Nieuwe boom toevoegen Hiermee kunt U een nieuwe boom toevoegen binnen het veld.
	Kopieer uit laatste record	Door te klikken op de knop Kopieer uit laatste record naast een invoerveld, wordt het invoerveld gevuld met de waarde die dat veld heeft in de vorige record. Deze knop kan worden gecombineerd met diverse soorten invoervelden. Desgewenst kan Picturae deze kopieerknop voor u toevoegen.
	Bewerkbaar gecombineerd invoerveld	De waarde binnen dit veld wordt automatisch opgebouwd uit vooraf gedefinieerde velden uit het huidige record. Wanneer men deze waarde wijzigt dan wordt de gewijzigde waarde opgeslagen in de database. Anders past de waarde zich aan aan de waarde van de opgegeven velden.
	Herhaalbaar invoerveld	Er kunnen achtereenvolgens meerdere waarden worden ingevoerd. Alle waarden worden opgeslagen in één veld in de database. Van de meeste soorten invoervelden kan een herhaalbare variant worden gemaakt, onder meer van het tekst invoerveld, invoerveld met keuzelijst, keuzelijst en datum invoerveld. Desgewenst kan Picturae een invoerveld herhaalbaar voor u maken. Met de knoppen naast het invoerveld voert u de volgende acties uit: Voeg toe na dit veld Maak een nieuw invoerveld aan onder het huidige invoerveld zodat u een extra waarde kunt toevoegen. Invoerveld verwijderen Verwijder het huidige invoerveld, inclusief de waarde die er eventueel in staat. Volgorde wijzigen Sleep dit icoon met de muis naar boven of beneden om de volgorde van de invoervelden te wijzigen. Wanneer u bijvoorbeeld meerdere straatnamen wilt vastleggen bij een kaart, voert u eerst de eerste straatnaam in om vervolgens een extra invoerveld toe te voegen en daar een tweede straatnaam in te voeren, enzovoort.
Sinds 3.0.24	Gerelateerde entiteit (enkelvoudig)	Met dit invoerveld kan een record worden gekozen uit een andere entiteit die een enkelvoudige relatie heeft met de huidige entiteit, bijvoorbeeld een ouderrecord in een ouder-kindrelatie. Achter het invoerveld staan knoppen voor de volgende acties: Gerelateerde record bewerken De gerelateerde record wordt geopend in een formulier en kan direct worden bewerkt. Gerelateerde record kiezen Er wordt een venster geopend waarin u de record kiest die aan de huidige record zal worden gerelateerd. De lijst met records waaruit u kiest, is afkomstig uit een andere, gerelateerde entiteit, doorgaans een ouderentiteit. Gerelateerde record ontkoppelen Hiermee maakt u het invoerveld leeg en is de record niet langer gerelateerd aan de huidige record. Er zijn nog diverse andere invoervelden beschikbaar voor het vastleggen van relaties tussen entiteiten. Deze worden behandeld in het artikel over het navigeren binnen Collectiebeheer.

U kunt snel naar het volgende element binnen een formulier navigeren met behulp van de TAB toets op uw toetsenbord.

Paginering en acties

Wanneer u met een formulier een record bewerkt en deze record maakt deel uit van een zoekresultaat, dan kunt u boven het formulier pagineringsknoppen aantreffen. Hiermee bladert u door de records van het zoekresultaat. Ook is het mogelijk om direct naar de gewenste record navigeren door het recordnummer in te voeren en op ENTER te drukken.

Naar eerste record gaan
Naar vorige record gaan
Naar een specifieke record gaan (bevestig met ENTER)
Naar volgende record gaan
Naar laatste record gaan

Wanneer uw zoekresultaat vele duizenden records bevat, zal het zoekresultaat worden ingekort. Er worden dan bijvoorbeeld slechts 1000 records getoond terwijl er in werkelijkheid veel meer zijn. U kunt in dat geval dan dus ook maar door 1000 records bladeren met de pagineringsknoppen.

Ook kunt u boven het formulier een aantal knoppen aantreffen. Deze gebruikt u om acties op de huidige record uit te voeren, zoals een record dupliceren of verwijderen.

Formuliergegevens opslaan
Nieuwe record maken
Dupliceer record
Voeg de huidige record toe aan selectie
Verwijder de huidige record
Kopieer gegevens uit de vorige record naar de huidige record
Notities aan de record toevoegen (track-record); deze notities zijn voor intern gebruik en zullen niet op de website zichtbaar zijn, wanneer er notities zijn ingevoerd wordt de knop gemarkeerd met een uitroepteken
Afdrukken van het record.

Formuliergegevens opslaan

Er zijn verschillende manieren om de in een formulier ingevoerde gegevens op te slaan:

Door op de knop Opslaan boven het formulier te klikken (doorgaans alleen beschikbaar bij formulieren binnen Collectiebeheer)
Door op de knop Opslaan onderaan het formulier te klikken.
Door op uw toetsenbord op de ENTER toets te drukken (dit werkt niet wanneer u zich in een tekst invoerveld met meerdere regels bevindt).

Validatieregels

Voor een invoerveld kunnen validatieregels zijn gedefinieerd. Zo kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of een ingevoerde datum niet in de toekomst ligt, of dat een tekst invoerveld gevuld is en niet leeg. Wanneer de ingevoerde waardes niet voldoen aan deze regels, wordt hiervan na het bevestigen van het formulier melding gemaakt. De in het formulier ingevulde waarden worden dan niet opgeslagen. Desgewenst kan Picturae voor u validatieregels toevoegen aan uw invoervelden.