Mediabeheer
Met het onderdeel Mediabeheer krijgt u inzicht in welke digitale bestanden uit het DAM systeem zijn gekoppeld aan records in Collectiebeheer en welke niet. Bovendien is het met de optie Maak nieuwe records 
mogelijk in een aantal eenvoudige stappen in bulk nieuwe records aan te maken, deze te koppelen aan digitale bestanden en te beschrijven. U vindt de optie Mediabeheer via Home > Collectiebeheer > Invoerbeheer > Mediabeheer.
Koppeling tussen DAM en Collectiebeheer
Digitale bestanden (assets) beheert u met het DAM systeem. Het beschrijven van deze bestanden vindt plaats binnen Collectiebeheer. Dit betekent dat er een koppeling moet zijn tussen de bestanden uit DAM en de records in Collectiebeheer. Deze koppelingen maakt u binnen collectiebeheer.
Aan een bepaalde record kunnen meerdere digitale bestanden worden gekoppeld. Denk bijvoorbeeld aan de beschrijving van een boek (record) waaraan meerdere scans van de pagina's (bestanden) zijn gekoppeld.
Het koppelen van meerdere bestanden aan een record ziet er als volgt uit binnen Collectiebeheer.
Andersom kan een bepaald digitaal bestand ook zijn gekoppeld aan meerdere records. Denk bijvoorbeeld aan een foto (bestand) die in meerdere collecties wordt beschreven (records).
Aan welke records en entiteiten een bepaald bestand is gekoppeld, vindt u terug in het DAM systeem. Open in DAM een bestand, en ga naar de tab Entiteiten. Hier vindt u een overzicht van alle records waaraan het bestand is gekoppeld. Klik op de titel van de record om de betreffende record te openen in collectiebeheer.
Gekoppelde en niet gekoppelde digitale bestanden
Een overzicht van alle gekoppelde of niet-gekoppelde digitale bestanden vindt u via Home > Collectiebeheer > Invoerbeheer > Mediabeheer. Hier wordt een resultaatweergave getoond met alle assets (digitale bestanden) die beschikbaar zijn in uw DAM systeem. Direct boven de resultaatweergave vindt u een keuzelijst, die de keuze geeft uit drie opties:
- Toon alle assets
Wanneer u deze optie selecteert, worden in de resultaatweergave direct alle assets uit het DAM systeem getoond. - Toon gekoppelde assets
Wanneer u deze optie selecteert, worden in de resultaatweergave direct alle assets uit het DAM systeem getoond die zijn gekoppeld aan een of meer records in Collectiebeheer. - Toon niet gekoppelde assets
Wanneer u deze optie selecteert, worden in de resultaatweergave direct alle assets uit het DAM systeem getoond die nog aan geen enkele record in Collectiebeheer zijn gekoppeld.
Nieuwe records aanmaken: Mediabeheer wizard
Het komt regelmatig voor dat een reeks digitale bestanden beschikbaar komt in het DAM systeem en u deze vervolgens wilt beschrijven. Wanneer het een klein aantal bestanden betreft, is dit eenvoudig te bereiken door voor elk bestand in Collectiebeheer een nieuwe record aan te maken, het bestand er aan te koppelen en metadata in te voeren. Wanneer u echter een groot aantal bestanden wilt beschrijven, bijvoorbeeld enkele tientallen of honderden, is dit een zeer tijdrovend karwei. Om deze veel voorkomende handelingen makkelijker en sneller uit te voeren, maakt u gebruik van de Mediabeheer wizard binnen Mediabeheer. Gebruik de filter opties om de bestanden die u wilt beschrijven op te zoeken:
- Kies Toon niet gekoppelde assets
- Gebruik het filter
om op mapnaam of bestandnaam te zoeken - Gebruik eventueel filtersets
om uw bestanden te zoeken (optioneel) - Maak een selectie uit de gevonden bestanden of selecteer alle bestanden
- Klik op de knop Maak nieuwe records
Wanneer u binnen Mediabeheer klikt op de knop Maak nieuwe records verschijnt een venster waarin u wordt meegenomen door een vijftal stappen:
- Kies Gemarkeerde bestanden of Alle bestanden in resultaatlijst
- Kies de entiteit waar de records in zullen worden aangemaakt
- Kies een bestaande selectie of maak eventueel een nieuwe selectie waarin de records zullen worden opgenomen (optioneel)
- Kies formulier, deze optie is alleen van toepassing als er verschillende formulieren worden gebruikt (optioneel)
- Voer alle metadata in die van toepassing is op alle bestanden
Het resultaat is een reeks nieuwe records in collectiebeheer (een record voor elk bestand), eventueel gebundeld in een selectie, met alle overlappende metadata (de grootste gemene deler) al ingevoerd.
- Stap 1: Bestanden selecteren
Kies hier de gemarkeerde bestanden of alle bestanden uit de resultaatlijst.
- Stap 2: Kies entiteit
Kies hier de entiteit waarin de records moeten worden aangemaakt.
- Stap 3: Kies formulier
Kies hier het formulier. Deze optie is alleen van toepassing als er verschillende formulieren worden gebruikt (optioneel)
- Stap 4: Kies selectie
Kies hier uit een van de volgende drie opties:
- Kies een bestaande selectie
De nieuwe records worden automatisch toegevoegd aan de gekozen selectie. - Geef de naam op van een nieuwe selectie
Er wordt een nieuwe selectie aangemaakt met de opgegeven naam. Vervolgens worden alle nieuwe records aan deze nieuwe selectie toegevoegd. - Kies nee
De nieuwe records worden niet aan een selectie toegevoegd.
Klik na deze 4 stappen op de knop volgende 
.
- Stap 5: Overlappende metadata
Voer hier alle metadata in die van toepassing is op alle bestanden. Dit venster werkt hetzelfde als het venster voor bulkinvoer.
