Selecties

Zoeken en bladeren in selecties

Via Home > Collectiebeheer > Selecties vindt u een overzicht van alle door u gedefinieerde selecties. De selecties worden getoond in een resultaatweergave, met alle bijbehorende filter-, sortering- en pagineringsmogelijkheden. Wanneer u op de naam (titel) van de selectie klikt, komt u terecht in het hoofdscherm van Collectiebeheer waar de betreffende selectie direct voor u is geselecteerd. De records uit de selectie worden getoond in een resultaatweergave aan de rechterkant van het scherm.

Selecties toevoegen, verwijderen en wijzigen

Door in de resultaatweergave te klikken op de knop Bewerk selectie , kunt u de eigenschappen van de selectie bewerken:

• Selectienaam
  De naam van de selectie. Kies een duidelijke en voor iedere medewerker begrijpelijke naam. De naam van de selectie wordt onder meer getoond in de boomstructuur in het hoofdscherm van Collectiebeheer. Vaak worden selecties aangemaakt op basis van collecties. De selectienaam krijgt dan de naam van de collectie, bijvoorbeeld “Collectie Jan Blauwbaard”.
• Omschrijving
  Geef hier een omschrijving van welke records er in de selectie zitten, en eventueel wat het doel van de selectie is, bijvoorbeeld: “Bevat alle fotorecords van de fotograaf Jan Blauwbaard. Alleen medewerkers die de collectie Jan Blauwbaard mogen bewerken hebben toegang tot deze selectie.”

Het toevoegen en verwijderen van selecties doet u op de gebruikelijke manier met de daarvoor bestemde knoppen in de resultaatweergave.

Records toevoegen en verwijderen uit een selectie

Er zijn diverse manieren om records aan een selectie toe te voegen:

• Vanuit de resultaatweergave van een entiteit
  1. Klik in het hoofdscherm van Collectiebeheer op een entiteit. Aan de rechterkant van het scherm wordt een resultaatweergave met alle records uit de entiteit getoond.
  2. Selecteer met behulp van de keuzevakjes één of meer records.
  3. Klik op de knop Voeg toe aan selectie om de geselecteerde records aan een selectie toe te voegen. Er wordt een venster getoond waarin u de selectie kiest waaraan u de records wilt toevoegen.

Het is ook mogelijk alle records van alle pagina's uit de resultaatweergave in een keer toe te voegen aan een selectie. Hiertoe selecteert u geen enkele record en klikt u vervolgens op de knop Voeg toe aan selectie . Er wordt een venster getoond waarin wordt gemeld dat alle records uit de resultaatweergave aan de selectie zullen worden toegevoegd.

• Vanuit het formulier van een entiteit
  1. Bewerk een record. Het formulier van de entiteit wordt getoond.
  2. Klik bovenaan het formulier op de knop Voeg toe aan selectie om de huidige record aan een selectie toe te voegen. Er wordt een venster getoond waarin u de selectie kiest waaraan u de record wilt toevoegen.
• Vanuit de resultaatweergave van een selectie
  1. Klik in het hoofdscherm van Collectiebeheer op een selectie. Aan de rechterkant van het scherm wordt een resultaatweergave met alle records uit de selectie getoond.
  2. Selecteer met behulp van de keuzevakjes één of meer records.
  3. Records toevoegen:
     Klik op de knop Voeg toe aan een andere selectie om de geselecteerde records ook nog aan een andere selectie toe te voegen. Er wordt een venster getoond waarin u een andere selectie kiest waaraan u de records wilt toevoegen.
     Records verwijderen:
     Klik op de knop Verwijder uit selectie om de geselecteerde records uit de selectie te verwijderen. De records zelf worden niet verwijderd, ze zijn alleen niet langer gekoppeld aan deze selectie.
• Een grote hoeveelheid nieuwe records tegelijk toevoegen aan de selectie met behulp van Mediabeheer
  Wanneer u in het DAM systeem een reeks nieuwe digitale bestanden heeft toegevoegd, is de volgende stap meestal het beschrijven van deze bestanden binnen Collectiebeheer. De digitale bestanden uit een dergelijke reeks horen vaak bij elkaar. Daarom kan het erg handig zijn om voor de nieuwe reeks niet alleen nieuwe records aan te maken, maar al deze records ook direct aan een selectie toe te voegen. Dit alles is mogelijk met het onderdeel mediabeheer in Collectiebeheer. Hiermee maakt u in één keer voor een hele reeks digitale bestanden tegelijk records aan en voegt deze eventueel direct toe aan een selectie. U vindt deze functionaliteit onder Home > Collectiebeheer > Invoerbeheer > Mediabeheer

Selectierechten instellen

Stel, u wilt gebruikers toegang geven tot een aantal records uit een entiteit, maar niet alle records. In dat geval maakt u een selectie aan die alle records bevat waartoe de gebruikers toegang moeten hebben. Vervolgens stelt u voor deze selectie selectierechten in. Dit doet u als volgt:

1. Ga naar Home > Collectiebeheer > Selecties
2. Ga naar het submenu Selectierechten, of klik in de resultaatweergave op de knop Bewerk rechten van deze selectie
3. Klik in de resultaatweergave van het submenu Selectierechten op de knop Bewerk
4. In het scherm dat nu wordt getoond kunt u selectierechten toewijzen aan gebruikers of rollen.