Werken met records
Records toevoegen en bewerken
Een entiteit bevat één of meer records. Elke record staat voor bijvoorbeeld een foto, een schilderij, vervaardiger, akte of persoon. Binnen een entiteit kunt u records toevoegen, bewerken of verwijderen. Dit doet u met behulp van de knoppen bovenaan een formulier en met invoervelden. Doorgaans krijgt elke entiteit een eigen formulier. Welke invoervelden het formulier bevat bepaalt u zelf, waarna Picturae de invoervelden voor u aanmaakt. De invoervelden gebruikt u om metadata vast te leggen bij uw digitale bestanden. Een gebruikelijke volgorde van werken is:
- Voeg een nieuwe record toe
- Koppel één of meer digitale bestanden aan de nieuwe record
- Beschrijf het gekoppelde digitale bestand (voer metadata in voor de nieuwe record)
- Sla de record op
Digitale bestanden aan een record koppelen
Wanneer u zich bevindt in het formulier van een entiteit, vindt u in de rechterhelft van het scherm de tab Media. Via dit onderdeel koppelt u één of meer digitale bestanden (ook wel assets of media genoemd) aan de record die op dat moment in het formulier wordt getoond. Er zijn binnen Collectiebeheer diverse manieren om digitale bestanden te koppelen aan een record:
- Digitale bestanden één voor één koppelen
- Snel achter elkaar meerdere digitale bestanden koppelen (doorgaans alleen in genealogieverzamelingen)
- Een grote hoeveelheid digitale bestanden tegelijk koppelen aan nieuwe records
Digitale bestanden één voor één koppelen
In de rechterhelft van het scherm op de tab Media vindt u vier knoppen om digitale bestanden te (ont)koppelen aan de huidige record:
- Media koppelen
Wanneer u op deze knop klikt, verschijnt er een venster met alle digitale bestanden uit het DAM systeem. Koppel een digitaal bestand door er op te klikken. Gebruik defilter- en sorteringmogelijkheden om het juiste bestand te vinden. - Media koppeling verwijderen
Met deze knop ontkoppelt u het geselecteerde bestand. Het bestand zelf wordt niet verwijderd, maar is niet langer gekoppeld aan de huidige record. - Snel media koppelen
Wanneer u op deze knop klikt verschijnt er een dialoogvenster. Typ de exacte naam van het digitale bestand en klik op de knop OK om het bestand te kopplen. Deze optie is handig wanneer u de exacte naam van het bestand weet, bijvoorbeeld het fotonummer of de barcode van het gedigitaliseerde item. - Media uploaden
Wanneer u op deze knop klikt verschijnt er een dialoogvenster. Klik op Kies bestand en selecteer het gewenste bestand. Klik daarna op de knop Uploaden.
Snel achter elkaar meerdere digitale bestanden koppelen
Bij sommige formulieren is er de mogelijkheid om snel meerdere bestanden te koppelen aan de huidige record. Als dit type formulier beschikbaar is, vindt u in de rechterhelft van het scherm op de tab Media een lijst met gekoppelde bestanden. Op de tab Available media vindt u een reeks bestanden die eventueel nog gekoppeld kunnen worden. De beschikbare media worden getoond in een detailweergave met een viewer. De volgende knoppen zijn beschikbaar:
- Pagineringsknoppen
Gebruik in de tab Available media de pagineringsknoppen om te bladeren door de beschikbare media en het juiste digitale bestand te zoeken. De reeks met beschikbare media waaruit u kunt kiezen, is gebaseerd op de digitale bestanden die zijn gekoppeld aan de ouderentiteit. In het geval van een genealogieverzameling is dit doorgaans een register, bijvoorbeeld een doop-, trouw- en begraafregister. U kiest hier dus uit alle digitale bestanden die zijn gekoppeld aan het register (oftewel: de ouderentiteit, de entiteit die zich hiërarchisch een niveau hoger bevindt). - Media toevoegen
Klik op deze knop om het bestand uit de viewer te koppelen aan de huidige record. - Gekoppelde media
Naast de detailweergave met beschikbare media, vindt u een lijst met gekoppelde media in het tabblad Media. Klik hier op een gekoppeld digitaal bestand om het te bekijken in de viewer. - Verwijder media
Klik op deze knop om het betreffende bestand te ontkoppelen. Het bestand zelf wordt niet verwijderd, maar is niet langer gekoppeld aan de huidige record.
Een grote hoeveelheid digitale bestanden tegelijk koppelen aan nieuwe records
Wanneer er in het DAM systeem een reeks nieuwe digitale bestanden is toegevoegd, is de volgende stap meestal het beschrijven van deze bestanden binnen Collectiebeheer. Omdat dit zo vaak voorkomt, is er functionaliteit ontwikkeld die dit proces aanzienlijk kan versnellen: de Mediabeheer wizard in Collectiebeheer. Hiermee maakt u in één keer voor een hele reeks digitale bestanden tegelijk records aan en vult deze direct met standaardwaarden. U vindt deze functionaliteit onder Home > Collectiebeheer > Invoerbeheer > Mediabeheer
Formuliertabs
Naast de tab Formulier in de linkerhelft van het scherm, en de tabs Media en Available media in de rechterhelft van het scherm, kunnen er nog meer tabs aanwezig zijn. Welke tabs dit zijn, hangt af van de aard van de entiteit en van welke Memorix Maior modules u gebruikt.
De tab Geschiedenis
Op deze tab ziet u wie wanneer welke bewerkingen op de record heeft uitgevoerd.
De tab Auteursrechten
Wanneer u beschikt over de auteursrechtenmodule, stelt u met deze tab in wie de auteursrechten heeft van het digitale bestand dat in de record wordt beschreven.
Een tab met Deelrecords
Wanneer de entiteit relaties heeft met andere entiteiten, worden er tabs getoond met alle records uit de gerelateerde entiteiten. Wanneer u bijvoorbeeld het formulier van een notarieel register opent, kunt u daar de tab Aktes aantreffen, waarin een lijst met aktes wordt getoond die onder het register vallen. Of wanneer u een bibliotheekverzameling heeft, kunt u bij het formulier van de entiteit Boek de tabs Auteur en Uitgever aantreffen.
De tab Thesaurus
Wanneer u beschikt over een vocabulairebank, bladert u met deze tab door de gestandaardiseerde thesaurus. Wanneer u een term vindt die aansluit bij de record, koppelt u deze door op de knop Koppel deze term 
te klikken. De thesaurusterm wordt dan toegevoegd aan de lijst met termen van het thesaurusterm invoerveld.