Werken met verzamelingen en entiteiten

Soorten verzamelingen

Met Memorix Maior beheert u diverse soorten verzamelingen binnen één beheeromgeving: het onderdeel Collectiebeheer. Voorbeelden van veel voorkomende verzamelingen zijn:

• Beeldverzamelingen:
  • Foto’s
  • Schilderijen
  • Kaarten
  • Afbeeldingen van objecten uit uw collectie
  • Charters
• Mediaverzamelingen:
  • Films
  • Geluidsfragmenten
• Documentenverzamelingen:
  • Bibliotheekboeken
  • Documenten (teksten, Office Documenten, PDF-bestanden)
• Genealogieverzamelingen:
  • Doop-, trouw- en begraafregisters
  • Burgerboeken
  • Bevolkingsregisters
  • Notariële registers

Al uw verzamelingen worden in Collectiebeheer overzichtelijk bij elkaar getoond in één scherm, eventueel gegroepeerd in verzamelinggroepen. Het soort verzameling kan ook effect hebben op de wijze waarop u met de verzameling werkt binnen Memorix Maior. Sommige soorten verzamelingen bieden bijvoorbeeld extra mogelijkheden, andere invoervelden of extra tabs. Dit geldt onder meer voor genealogieverzamelingen; door hun hiërarchische karakter zijn er extra mogelijkheden om gemakkelijk te navigeren naar hogere (ouder-) en lagere (kind)niveaus binnen de hiërarchie.

Bladeren door verzamelingen en entiteiten

Wanneer u in het Home scherm van Memorix Maior klikt op de knop Collectiebeheer, verschijnt het hoofdscherm van Collectiebeheer. In het hoofdscherm worden uw verzamelingen, entiteiten en selecties getoond in een hiërarchische boomstructuur. Door de boom uit te klappen ziet u wat zich een niveau eronder bevindt. Aan de rechterkant van het scherm vindt u een resultaatweergave. Hierin wordt de inhoud (records) getoond van het item (entiteit, selectie) dat u momenteel hebt geselecteerd in de boomstructuur. Door op de knop Bewerk in de resultaatweergave te klikken, opent u een formulier waarin de betreffende record kan worden bewerkt.

Het hoofdscherm van Collectiebeheer

Terwijl u navigeert door Collectiebeheer wordt van ieder scherm onthouden wat de laatste toestand was. Wanneer u dan later terugkeert naar het betreffende scherm, wordt het weergegeven zoals het was toen u het voor het laatst bezocht. Hierdoor hoeft u niet telkens opnieuw een bepaalde weergave of tab te kiezen, maar kunt u direct verder werken zoals u dat de laatste keer deed. De volgende onderdelen van een scherm worden in ieder geval onthouden:

• De gekozen tabs in het linker- en rechtergedeelte van het scherm
• Van iedere resultaatweergave de huidige pagina, het filter en de sortering
• Specifiek voor het hoofdscherm van collectiebeheer: de toestand van de boomstructuur met entiteiten en selecties

Navigeren naar een gerelateerde entiteit

Wanneer u zich bevindt in het formulier van een entiteit, navigeert u van daaruit gemakkelijk naar gerelateerde entiteiten. Binnen Memorix Maior kunnen er eenvoudige hiërarchische relaties tussen entiteiten zijn, of complexe relaties. De wijze waarop u vanuit een formulier tussen entiteiten navigeert, wordt bepaald door het soort relatie tussen de betreffende entiteiten. Bekeken vanuit de entiteit waar u zich op dit moment bevindt, kunnen drie soorten relaties worden onderscheiden:

• Enkelvoudige relatie
  In het geval van een enkelvoudige relatie is de gerelateerde entiteit een ouder van de huidige entiteit (of soms een kind, maar dan alleen wanneer er altijd maximaal één kind onder de ouder hangt). Bijvoorbeeld: er kan maximaal één bruid op een trouwakte staan.
  
  

• Meervoudige relatie
  In een meervoudige (hiërarchische) relatie zal de gerelateerde entiteit altijd een kind zijn van de huidige entiteit. Een ouder kan immers meerdere kinderen hebben, vandaar het meervoudige karakter van de relatie. Bijvoorbeeld: er kunnen meerdere getuigen op een doopakte staan.
  
  

• Meervoudige relatie met beschrijving
  Een relatie met beschrijving is niet hiërarchisch. Er kan dan ook niet worden gesproken van een ouder- of kindentiteit. In plaats daarvan wordt de rol van de relatie beschreven. Bijvoorbeeld: vervaardigers kunnen in meerdere rollen aan een affiche zijn gekoppeld. Als drukker, inktleverancier, DTP-er, enzovoort.
  
  

Alle hierboven genoemde relaties kunnen op diverse manieren tot uiting komen in een formulier in Collectiebeheer. Ter illustratie vindt u hieronder een voorbeeld van een huisregister. Binnen dit register worden meerdere huizen vastgelegd, en elk huis heeft weer meerdere bewoners. Het gaat hier telkens om meervoudige relaties; het is een hiërarchie. Bovendien ziet u twee voorbeelden van invoervelden:

• Vanuit het huisregister (ouderentiteit) voegt u huizen toe of verwijdert ze
• Andersom kiest u vanuit een huis (kindentiteit) onder welk register het valt

Hieronder een volledig overzicht van alle soorten invoervelden die binnen Memorix Maior beschikbaar zijn om een relatie met een andere entiteit vast te leggen.

	Invoerveld	Soort relatie	Toelichting
	Invoerveld voor gerelateerde entiteit	Enkelvoudige relatie	Wordt gebruikt om een ouderrecord aan de huidige record te koppelen. Bijvoorbeeld het register van de huidige akte of de fotograaf van de huidige foto. Achter het invoerveld staan knoppen voor de volgende acties: Gerelateerde record bewerken De gerelateerde record wordt geopend in een formulier en kan direct worden bewerkt. Gerelateerde record kiezen Er wordt een venster geopend waarin u de record kiest die aan de huidige record zal worden gerelateerd. De lijst met records waaruit u kiest, is afkomstig uit een andere, gerelateerde entiteit, doorgaans een ouderentiteit. Gerelateerde record ontkoppelen Hiermee maakt u het invoerveld leeg en is de record niet langer gerelateerd aan de huidige record.
	Invoerveld voor gerelateerde entiteit (herhaalbaar)	Meervoudige relatie	Wordt bijvoorbeeld gebruikt om kindrecords aan de huidige record te koppelen. Bijvoorbeeld een akte van het huidige register of een foto van de huidige fotograaf. De knoppen werken hetzelfde als bij een herhaalbaar invoerveld. Dit type invoerveld wordt doorgaans alleen gebruikt wanneer er maximaal enkele tientallen gekoppelde records te verwachten zijn, omdat het formulier anders te groot zou worden.
	Invoerveld voor gerelateerde entiteit (herhaalbaar)	Meervoudige relatie met beschrijving	Wordt bijvoorbeeld gebruikt om kindrecords aan de huidige record te koppelen. Bovendien kan de relatie zelf direct worden voorzien van een beschrijving. Met de knoppen voert u de volgende acties uit: Beschrijf de relatie In dit voorbeeld kan de relatie worden beschreven door de rol te kiezen die de vervaardiger had bij het maken van het affiche. Er kunnen ook meerdere invoervelden beschikbaar zijn om de relatie te beschrijven (denk aan een begin- en einddatum; van wanneer tot wanneer heeft de vervaardiger aan dit affiche gewerkt?). Kies een ouderrecord Gebruik deze knop om de huidige record te koppelen aan een ouderrecord. In dit voorbeeld wordt een vervaardiger van het affiche gekozen. Voeg hierna een relatie toe Voegt een nieuwe relatie toe, inclusief alle bijbehorende invoervelden om hem te beschrijven. Wijzig de volgorde Verplaats de relatiebeschrijving in zijn geheel omhoog of omlaag om zo de volgorde te wijzigen. Verwijder de relatie De relatie wordt verwijderd, inclusief de beschrijving. Dit type invoerveld wordt doorgaans alleen gebruikt wanneer er maximaal enkele tientallen gekoppelde records te verwachten zijn, omdat het formulier anders te groot zou worden.
	Subformulier	Enkelvoudige relatie	De gegevens van het gerelateerde record kunnen direct in het formulier van de huidige record bewerkt worden. Dit type invoerveld wordt alleen gebruikt als de gerelateerde record zelf geen andere relaties meer heeft, bijvoorbeeld een kind op een geboorteakte.
	Subformulier (herhaalbaar)	Meervoudige relatie	De gegevens van het gerelateerde record kunnen direct in het formulier van de huidige record bewerkt worden. Dit type invoerveld wordt alleen gebruikt als degerelateerde record zelf geen andere relaties meer heeft, bijvoorbeeld een kind op een geboorteakte.
	Resultaatweergave	Meervoudige relatie	Geschikt voor grote aantallen gerelateerde records. De lijst kan gesorteerd en gefilterd worden en is gepagineerd.

Authority files zijn ook entiteiten. Alle hierboven genoemde navigatiemogelijkheden zijn dan ook van toepassing op authority files. Doorgaans is een authority files een ouderentiteit; records uit de authority file (bijvoorbeeld vervaardigers) fungeren dan als ouder van records uit andere entiteiten (bijvoorbeeld de kaarten, foto’s en affiches die zij hebben vervaardigd).

Navigeren door middel van de entiteithistorie

Deze functionaliteit is nog in ontwikkeling. De knop Terug in entiteithistorie is momenteel nog niet zichtbaar in Memorix Maior.

Het zal ongetwijfeld regelmatig voorkomen dat u een of meer entiteiten heeft bekeken en vervolgens terug wilt naar een vorige entiteit. Daarom onthoudt Memorix Maior de entiteiten die u hebt bezocht in een entiteithistorie. Met behulp van de knop Terug in entiteithistorie gaat u terug naar een eerder bezochte entiteit. Deze knop bevindt zich links van de pagineringsknoppen, boven het formulier.

Zolang u binnen een entiteit blijft komt er geen nieuw item in de entiteithistorie bij, ook niet als u door de records van de entiteit bladert. Wanneer u nog geen andere entiteiten heeft bezocht, is de entiteithistorie leeg. In dat geval zullen zowel de knop Terug in entiteithistorie als de optie Terug in entiteithistorie in de keuzelijst Na opslaan worden gedeactiveerd. Een entiteit kan ook meerdere keren in de entiteithistorie voorkomen, bijvoorbeeld omdat u deze meerdere malen heeft bezocht.

Ook als u direct een record opent, dus zonder eerst naar de betreffende entiteit te gaan, komt er een item in de entiteithistorie bij. Het direct openen van een record vindt bijvoorbeeld plaats wanneer u deze opvraagt via een favoriet in de internetbrowser, of door er naartoe te navigeren vanuit een gerelateerde ouderrecord.

Automatisch navigeren na het opslaan van een record

Onderaan het formulier van een entiteit vindt u de keuzelijst Na opslaan. Hier kiest u wat er moet gebeuren nadat u de gegevens in het formulier heeft opgeslagen.

U hebt keuze uit de volgende opties:

• Terug naar deze pagina
  Toont na het opslaan weer dezelfde record.
• Terug naar overzicht
  U gaat na het opslaan terug naar de resultaatweergave van de entiteit.
• Volgende record
  U gaat na het opslaan naar de volgende record.
• Nieuwe record
  Na het opslaan wordt er een nieuwe, lege record aangemaakt en getoond in het formulier.